Kada se bavite iznajmljivanjem privatnog smještaja, gostima pružate više od samog kreveta za spavanje. Doček gostiju predstavlja prvi korak u stvaranju nezaboravnog iskustva, zbog čega je važno da svaki aspekt njihovog boravka bude dobro osmišljen i organiziran.
Od trenutka kada gosti stignu, do njihovog odlaska, vaša je odgovornost kao iznajmljivača osigurati da sve teče glatko, što uključuje pravilnu prijavu, izdavanje računa i pružanje svih potrebnih informacija.
Idemo vidjeti koje korake trebate poduzeti prije i nakon što gosti stignu u vaš privatni smještaj.
1. Priprema smještaja za goste
Prije nego što gosti stignu, važno je osigurati da je smještaj temeljito očišćen i da je sve spremno za njihov dolazak. Prvi dojam koji vaši gosti steknu pri ulasku u smještaj može značajno utjecati na njihovo ukupno iskustvo, zbog čega je ključno osigurati da je sve besprijekorno.
Prostor treba biti savršeno čist, posteljina i ručnici svježi, a sve instalacije i uređaji ispravni. Provjerite jesu li svi kućanski aparati, poput perilice rublja, mikrovalne pećnice ili klima uređaja, u dobrom stanju i spremni za korištenje. Također, nemojte zaboraviti na detalje poput sapuna, toaletnog papira i drugih potrepština koje će gostima biti potrebne tijekom boravka.
Uz čistoću, dodavanje malih dodataka poput svježeg cvijeća, lokalnih slastica ili boca vode mogu ostaviti pozitivan dojam na goste. Ove sitnice pokazuju da ste se potrudili da njihov boravak bude što ugodniji.
2. Osobni doček gostiju
Ako imate mogućnost, pokušajte osobno dočekati svoje goste. Osobni kontakt može pomoći u stvaranju prijateljskog odnosa i ostaviti pozitivan prvi dojam. Kada gosti stignu, budite srdačni i gostoljubivi, te im ponudite kratak obilazak smještaja kako biste ih upoznali s prostorom i pravilima kuće.
Tijekom dočeka, gostima možete pružiti osnovne informacije o objektu, kao što su način korištenja uređaja, Wi-Fi šifra, pravila za smeće, te kontakt broj u slučaju da im nešto zatreba tijekom boravka. Osim toga, poželjno je gostima pružiti informacije o lokalnim atrakcijama, restoranima i aktivnostima u okolici. Takve preporuke često se cijene više od informacija koje mogu pronaći na internetu, jer dolaze iz prve ruke.
Ako niste u mogućnosti osobno dočekati goste, pobrinite se da im na raspolaganje stavite sve potrebne informacije. Možete im unaprijed poslati e-mail s uputama za dolazak, lokaciju ključeva i osnovne informacije o smještaju.
3. Prijava i odjava gostiju
Jedna od najvažnijih obveza svakog iznajmljivača je pravovremena prijava gostiju. Prema zakonu, imate rok od 12 sati nakon dolaska da prijavite svoje goste u sustav eVisitor, koji je centralizirani sustav za prijavu i odjavu turista. Prijava gostiju ključna je ne samo zbog zakonske regulative, već i zbog osiguravanja statistike boravka gostiju koja pomaže u razvoju turističke infrastrukture.
Sustav eVisitor omogućava vam prijavu gostiju online, što je znatno praktičnije od ručne prijave u lokalnom uredu turističke zajednice. Da biste pristupili eVisitoru, potrebni su vam pristupni podaci koje možete dobiti u lokalnom uredu uz predočenje svog OIB-a, osobne iskaznice i rješenja o kategorizaciji objekta. Ako ste već korisnik sustava eGrađani, možete se prijaviti putem tog sustava. Ovaj sustav vam također omogućava da izbjegnete vođenje zasebne knjige gostiju, jer se svi podaci automatski evidentiraju unutar eVisitora, čineći ga službenim popisom gostiju.
Osim prijave, trebate voditi računa i o pravovremenoj odjavi gostiju nakon njihovog odlaska. Zakonski rok za odjavu gostiju je 24 sata nakon njihova odlaska. Redovito održavanje ovih administrativnih obveza ključ je za uspješno poslovanje i izbjegavanje potencijalnih kazni.
4. Komunikacija tijekom boravka
Kvalitetna komunikacija s gostima ključna je za njihov pozitivan doživljaj. Već od trenutka kada gosti rezerviraju vaš smještaj, važno je da budete dostupni za sva njihova pitanja i nedoumice. Odgovaranje na upite brzo i profesionalno može uvelike povećati njihovo zadovoljstvo.
Tijekom boravka gostiju, budite im na raspolaganju za sve eventualne probleme ili potrebe. Bilo da se radi o manjim tehničkim poteškoćama ili dodatnim zahtjevima, važno je da gosti znaju da se mogu osloniti na vas. Pristojnost i spremnost na pomoć u svakom trenutku može vas izdvojiti kao vrhunskog domaćina.
Iako ne morate biti dostupni 24 sata dnevno, preporučljivo je da gostima ostavite broj na koji vas mogu kontaktirati u hitnim slučajevima.
5. Izdavanje računa
Nakon što gosti provedu svoj boravak u vašem smještaju, vaša je obaveza izdati im račun. Ovo je važan korak jer, osim što ispunjava zakonske obveze, pruža gostima osjećaj profesionalnosti i transparentnosti. Račun mora sadržavati sve relevantne informacije kako bi bio valjan prema zakonskim propisima.
Račun možete izraditi ručno pomoću bloka računa koji možete kupiti u knjižarama ili trgovinama poput Narodnih novina, ili ga možete izraditi na računalu i isprintati. Važno je da izdavate dva primjerka računa: jedan za gosta, a drugi za vašu evidenciju.
Račun mora sadržavati sljedeće podatke:
– Broj računa
– Ime i prezime iznajmljivača, adresa objekta i OIB
– Podatke o gostu, uključujući ime i prezime te, opcionalno, državu iz koje dolazi
– Opis usluge (npr. noćenje, dodatne usluge)
– Količinu usluga (broj noćenja, broj osoba, itd.)
– Jediničnu cijenu usluge
– Ukupan iznos usluge, umanjen za eventualne popuste koji također treba navesti
– Boravišnu pristojbu, koja može biti uključena u cijenu ili se naplaćuje posebno
– Datum izdavanja računa
– Potpis iznajmljivača
Ako ste privatni iznajmljivač koji nije u sustavu PDV-a, trebate navesti napomenu: “Iznajmljivač nije obveznik PDV-a prema Zakonu o PDV-u, čl. 90., st. 2.” Ukoliko premašite godišnji prag prihoda od 39.816,84 eura, obavezni ste prijaviti se kao obveznik PDV-a sljedeće godine, te u tom slučaju trebate navoditi stopu PDV-a od 13% na sve usluge smještaja.
U slučaju da poslujete s agencijama, izdavanje računa ovisi o vrsti ugovora koji imate s agencijom. Ako agencija posluje u svoje ime i za vaš račun, agencija izdaje račun gostu, dok vi izdajete račun agenciji. Ako agencija posluje u vaše ime i za vaš račun, vi ste odgovorni za izdavanje računa gostu, koji mora uključivati puni iznos, uključujući agencijsku proviziju.
Za više informacija o prijavi i odjavi gostiju te izdavanju računa i vođenju evidencije prometa, pogledajte naš korak-po-korak vodič za iznajmljivanje kućica za odmor.
Pravilna prijava gostiju, izdavanje računa i osiguranje ugodnog boravka samo su neki od ključnih elemenata uspješnog iznajmljivanja privatnog smještaja. Kao iznajmljivač, vaša je odgovornost osigurati da sve administrativne i logističke obveze budu ispunjene kako bi se gosti osjećali dobrodošlo i sigurno.
Napomena: Informacije u ovom članku pružene su isključivo radi općih informacija, bez jamstava za njihovu točnost, cjelovitost ili aktualnost. Ne preuzimamo odgovornost za pravne implikacije ili nesporazume. Ove informacije nisu zamjena za stručni pravni savjet i ne bi trebale biti temelj za donošenje značajnih odluka. Za to je preporučljivo obratiti se nadležnim institucijama.
